Elevarkiv

Saksbehandling skjer i Vigilo med integrasjon for arkivverdig dokumentasjon til Acos WebSak. Klasselister og karakterprotokollar vert overført via integrasjon til saksarkivet som samlesaker per år.
Elevarkivet er fullelektronisk.

Saksmappe per elev

Tittel - Elevmappe. Tittel linje 2 - Fornamn Etternamn
Arkivdel - Elevarkiv
Sakstype - ELEV
Klassering - Fødselsnummer
Tilgangskode - E-3

Innhald i arkivdel

Opplysningar ved innskriving - registreringsskjema

Skademeldingar

Permisjonar / Fråvær

Flyttemelding

Enkeltvedtak, fritak frå undervisning

Fritak frå fag, eller karakter i fag

Varselbrev, orden/åtferd, karakter i fag

Kartleggingsprøver

Resultat frå nasjonale prøver

Disiplinære forhold

IOP/Årsrapportar

Skjema for utviklingssamtale (samtale med foreldre)

Vurderingar/underveisvurderingar i henhold til oppl.forskrifta kap. 3.11 – 3.16

Anna dokumentasjon/skriv vedk. den enkelte elev, møtereferat

Avtalar/kontrakter skule – elev – foreldre

Referat frå ansvarsgruppemøter

Samtykke

Korrespondanse frå PPT, BUP mfl.

Einskildvedtak spes.ped/spesialundervisningsressursar

Klage på tildelte ressursar

Klagesak ved eksamen/karakter

Sluttvurdering, inkl. standpunktkarakter og eksamenskarakter (vitnemål)

Ved sjukdom: ting som kan ha betydning for undervisning, avvikling av prøver, eksamen.

- Spesielle behov

- Medisinsk kartlegging

Bortvisning

Om avbroten opplæring; melding – skulen sitt notat

I tillegg:

Karakterprotokoll (protokoll pr. klasse)

Tilgang til arkivdel

Kommunedirektør, sektorsjef oppvekst, avdelingsleiar skule, rektor, ass. rektor, merkantil personale og dokumentsenteret. Rektor, ass.rektor og merkantil personale har berre tilgang til elevar knytt til sin skule.

Personopplysningar i arkivdel og behandling av dei

Klassifikasjon:	Sensitiv
Lovhjemmel:	E - Off.lova §13 jf forv.lova §13
Tilgjengelegheit:	Dei som har behov for informasjon om eleven for å utføre jobben sin, skal ha tilgang til elevmappa
Integritet:	Elevmappa, om den er oppbevart på papir eller elektronisk, skal vere sikra mot at uvedkommande skal kunne lese, gjer endringar eller slette delar eller heile dokumentet. I det elektroniske systemet skal det ikkje vere muleg å fysisk slette eit dokument som er journalført. Integriteten vert teken i vare ved å avgrense tilgang til papirarkivet (:eldre arkivmateriale)som vert oppbevart i eige arkivrom og i arkivsystemet vert det oppretta tilgang etter gjeldande rutine for tilgangsstyring.
Konfidensialitet:	Tilsette skal lese gjennom, forstå og signere teieplikt skjema og for dei som nyttar elektroniske hjelpemiddel også sikkerheitsinstruks brukar.
Behandling	Kommunen sin behandlingsprotokoll vil sei noko om personsensitiv informasjon som vert gjort i systemet.