Kommunane har mange ulike system for å lagre dokumentasjon knytt til dei ulike fagområda. I tillegg er der mykje uformell dokumentasjon som blir lagra enten på den enkelte tilsette sitt lagringsområde eller på eit fellesområde. Det er viktig at dokumentasjonen blir lagra slik at dokumentasjonen berre er tilgjengeleg for dei tilsette som skal ha tilgang.
Kommunal forvaltning er omfatta av reglar, lovverk og forskrifter som må overhaldast. Dette gjeld spesielt arkivlova, offentlighetsloven, forvaltningslover og regelverket rundt GDPR.
Lagringsstrategien er ein del av kommunane sin dokumentasjonsstrategi.
Målsetting
- Bygge felles forståing og felles semje om kva som skal lagrast kvar
- Informasjon lagrast på rett stad og berre ein stad
- Overhalde personvern og informasjonssikkerheit
- Sikre at informasjon ikkje blir kjent for uvedkomande (konfidensialitet)
- Sikre at informasjon ikkje blir endra utilsikta eller av uvedkomande (integritet)
- Sørge for at informasjon er tilgjengeleg ved behov (tilgjenge)
- Overhalde relevante lover og forskrifter
Kvar skal dokumentasjonen lagrast
Arkivverdig dokumentasjon
Arkivverdig dokumentasjon skal arkiverast rett slik at den er tilgjengeleg no og for framtida. Arkivverdig dokumentasjon er alle dokument som blir til som ledd i kommunen si verksemd, dersom det har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling.
Saksbehandling i fagsystem
Ved saksbehandling i fagsystem, skal lagring skje i fagsystema. Fagsystema skal ha godkjent Noark5 arkivkjerne eller integrasjon mot godkjent Noark5 arkivkjerne.
Felles lagring av uformell dokumentasjon
Felles lagring for dokument (:gjeld berre dokument som ikkje er sensitive) som ikkje finn sin naturlege plass i nokon av dei to over, lagrast i mapper i Teams/SharePoint. Dette gjeld ikkje arkivverdig dokumentasjon.
Lagring av uformell dokumentasjon for den enkelte tilsette
Lagring av uformell dokumentasjon (:NB ikkje sensitiv informasjon) som den enkelt tilsette arbeidar med, eller har behov for å ta vare på, skal leggast i OneDrive til kvar enkelt tilsett. Dette gjeld ikkje arkivverdig dokumentasjon.
Føresetnadar
Kommunen skal kunne yte gode og effektive tenester til private, næringsliv og offentlege instansar. Det vil vere avgjerande at dei tilsette har digitale system som sikrar ein effektiv og sikker kommunikasjon, forvaltning, saksbehandling og tenesteproduksjon. Dette krev både god infrastruktur og hensiktsmessig programvare, men også at det blir lagt til rette for tilstrekkeleg opplæring og gode rutinar og prosessar som sikrar maksimal bruk og utnytting av systema.
Dokumentlagring - kva skal eg bruke når? (PDF, 408 kB)