Restanserapport

Restanserapporten viser oversikt over restansar i avdeling og på sakshandsamarnivå. Det vert ikkje teke hensyn til at forfallsdato må vere passert for at journalposten skal gje restanse. Restanserapport vert sendt til sektorsjef/avdelingssjef kvart kvartal. Sakshandsamarar med mykje restansar får også utskreven restanserapport og purring på desse.

Aktive saksmapper

To gongar i året skal dokumentsenteret ta ut oversikt over alle saksmapper per sektor som forsatt står under behandling. Oversikta vert sendt sektorsjef og avdelingsleiar. Om saksbehandlar har veldig mange saker som ikkje er avslutta skal arkivtenesta ta kontakt direkte for opplæring.

Under arbeid

Journalpost med status R. Her vert det sendt ut påminning til sakshandsamarar med mange dokument under arbeid med jamne mellomrom.

Andre rutinar for oppfølging

Ledelsesinfo

I samarbeid med leiarar og sakshandsamarar: ta ut oversikter frå ledelsesinfo basert på t.d. antal aktive saker, antal restansar, behandlingstid. Arkivtenesta skal bruke oversikta ein får gjennom «arkivforvaltning» i Ledelsesinfo, og rette opp dei evt. manglane som kjem fram i denne oversikta.

Oppfølging og kvalitetssikring før ein sakshandsamar sluttar

Sjekke om sakshandsamar har restansar, skal dei avskrivast/overførast andre, evt. dokument som ligg utsjekka, saker som skal avsluttast/overførast til andre?

Rutinar for ulike fagsystem 

Det skal vere arkivrutinar for dei ulike fagsystema som er i bruk i kommunen. Arkivleiar har ansvar for å sjå til rutinar er utarbeida og systemansvarleg for systemet har ansvar for å utarbeide dei.